Come organizzare un briefing: i preliminari | iacopobellavia.com

Partiamo da questo: organizzare un briefing non è cosa semplice.

Spesso mi sono trovato a partecipare a briefing male organizzati, senza punti di partenza o conoscenze pregresse tali da poter favorire lo sviluppo delle argomentazioni all’ordine del giorno in maniera costruttiva ed efficace.
Questo è solo uno dei classici problemi che si verificano durante le riunioni, ma è uno di quelli che possono pregiudicare l’intero meeting, specialmente se il numero di partecipanti è alto.
Vi immaginate il relatore che parla di argomenti sconosciuti, che risultati potrebbe ottenere? Nessuno, o peggio ancora potrebbe verificarsi il fallimento del briefing tra sbadigli e occhi a mezz’asta!
Allora, ecco un sistema per iniziare bene un meeting e sperare che porti i  frutti sperati: la cura dei preliminari.

Dividiamo, per comodità, i briefing in due macro tipologie: discussione di un nuovo progetto e aggiornamento di uno esistente.
Naturalmente ci potrebbero essere anche diverse esigenze, ma quel che segue è comunque applicabile a qualsiasi situazione.

Analizziamo il primo caso, quello in cui si stà per affrontare un nuovo argomento. I partecipanti alla riunione potrebbero avere scarsa o nulla conoscenza del tema della riunione, dei presupposti di partenza o comunque degli argomenti chiave, allora è bene fornire loro delle indicazioni di massima, complete ma essenziali.
Per farlo può essere utile organizzare dei documenti espositivi che vanno sotto il nome di organizzatori propedeutici, lo scopo dei quali è di fornire le conoscenze di base per poter partecipare al meeting in maniera attiva o, almeno, non passiva.
Grazie a questa documentazione, i partecipanti sapranno di cosa si sta per parlare e potranno seguire un’eventuale introduzione con maggior cognizione di causa, rendendo la riunione più produttiva.
Se l’argomento fosse particolarmente complesso potrebbe essere utile distribuire questa documentazione prima della riunione e fornire eventuali riferimenti a favore di una più completa pre-informazione.
Non è poi detto che i partecipanti leggano e si informino, però questo dipende dalla professionalità individuale, certo è che l’organizzatore propedeutico è una facilitazione.

Invece, nel caso in cui si tratti l’aggiornamento di un argomento precedente, un progetto già avviato o un progetto simile ad uno esistente, è bene utilizzare gli organizzatori propedeutici in maniera comparativa, cioè facendo un confronto tra vecchio e nuovo argomento.
Questa modalità di esposizione, cioè quella comparativa, è molto efficace nel momento in cui i partecipanti siano a conoscenza di un argomento simile a quello di cui si sta per parlare, ma sia necessario aggiornarli prima di procedere. Mettendo in parallelo le informazioni pregresse con i nuovi sviluppi, chi prenderà parte alla riunione potrà richiamare alla mente dei concetti che già fatto propri e quindi sarà per lui più facile assimilare i relativi sviluppi o le evoluzioni.

Lo strumento organizzatore propedeutico è molto efficace specialmente se ben realizzato, quindi, come ogni presentazione che si rispetti, sarebbe auspicabile l’utilizzo di schemi, grafici, punti elenco, magari assemblati con software per lo sviluppo di presentazioni elettroniche oppure stampati in maniera chiara e leggibile e distribuiti prima della riunione e, se necessario, con un certo anticipo per permettere ai partecipanti eventuali approfondimenti che si rendessero necessari.

Infine, chiariamo che non si tratta di introduzioni o riepiloghi, ma semplicemente di informazioni preliminari che devono mettere i partecipanti in grado di comprendere al meglio le imminenti informazioni. L’introduzione e il riepilogo sono strumenti successivi che fanno parte dell’iter espositivo introduttivo, mirato a mettere tutti gli intervenuti nelle migliori condizioni di fruizione e partecipazione al fine di ottenere buoni risultati dal meeting.

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